キャリアアドバイザーのあなたはこんな悩みを抱えていませんか？
面談の時、いつも希望条件のヒアリングだけで終わってしまう。
なかなか求人に応募してもらえない。
面談後、他社エージェントや求人媒体からの応募されてしまう。
面談後に求職者との連絡が途絶えてしまう。
次のような経験をもつ私（＠taqnock）が、あなたの悩みに答えます
面談は、ある程度数をこなせば、ルーティンとしては誰でもできます。
ただ、面談の質を上げ、成果を上げることが難しいですよね？
転職エージェントの売上形成をするのに最重要の業務が、この求職者面談。
つまり、面談の精度をいかにあげられるかに売上が左右されるということ。
全社からのプレッシャーもある中、早期に成果を出すことは簡単ではない。
この記事を最後まで読むと、成果を出すヒントが見つかります。
- 工程の多い面談のうち、”力の入れどころ”を理解できる
- ポイントを押さえることで、成約率を上げることができる
- 対面面談とWEB面談で変わらないパフォーマンスを発揮できる
【キャリアアドバイザーの最重要業務】求職者面談の流れ7ステップ｜ヒアリングシートを無料公開
面談の流れ7ステップとは、次の通り。
- ガイダンス
- 現在のキャリア
- 転職理由
- 希望条件
- 将来ビジョン
- 過去のキャリア
- 今後の流れ
この7ステップの最大のポイントは、ヒアリングをする時系列が”現在→未来→過去”になっている点。
なぜ”過去→現在→未来”という時間の流れになっていないのでしょうか？
なぜなら、”過去”については話すのには、ネガティブな要素が多くなる傾向があるから。
ネガティブな要素は、面談冒頭でヒアリングするのに不適切です。
具体的に、面談の冒頭シーンを想定すると分かりやすい。
初めまして。本日はどうぞ宜しくお願い致します。
こちらこそ、どうぞ宜しくお願い致します。
では、まず退職理由から教えて頂けますか？
え…？あ…、はい…。（いきなりだな）
こんな唐突な流れの面談では、求職者との信頼関係を構築することはできません。
上記は少し極端な例ですが、大なり小なり近い事をやっていませんか？
キャリアアドバイザーという立場上、いきなりネガティブなことを”聞くこと”自体はできる。
ただ、その環境に甘えてしまっては、信頼関係は築けない。
この一歩目のミスが、成果に大きく影響する。
面談全体で信頼関係を作る流れとしては、次の通り。
- 現在から将来への未来発展的なヒアリング→信頼関係の基礎を築く
- 過去のネガティブな要素についてヒアリング→深い信頼関係を作る
この流れを丁寧にとることによって、深いヒアリングを行うことができる。
深くヒアリングしているからこそ、キャリアアドバイザーが提案する求人に説得力が増す。
その結果、求人応募につながっていく。
求人紹介のテクニカルな部分をもっと知りたい方は、こちらの記事を参考にしてください。
≫【キャリアアドバイザー必見】求人紹介の流れ5ステップを解説
7つのステップが網羅されたヒアリングシートをこちらで無料公開するので、参考にしてください。
以下、各ステップのポイントを解説してきます。
キャリアアドバイザーが行う求職者面談7ステップを詳細解説
各ポイントの中で、最も即効性があるのは”7.今後の流れ”の部分。
なぜなら、求人応募への導線を作ることができるから。
求人応募への導線は、求職者とのコミュニケーションを取り続けることで作ることができる。
「まずは短期的に成果を上げたい！」という方は、ここから着手することがおすすめ。
面談の7ステップ全てを完璧にマスターするのには、ある程度の時間がかかる。
しかし、”7.今後の流れ”を徹底すると、いくつかの課題はすぐに解決できる。
具体的には、次のような課題。
なかなか求人に応募してもらえない。
面談後、他社エージェントや求人媒体からの応募されてしまう。
面談後に求職者との連絡が途絶えてしまう。
【STEP1】ガイダンス
ポイントは、求職者の状況に合わせて情報提供の調整を行うこと。
具体的には、あなたが求職者にとって”必要な情報量を、必要な形で提供してくれる存在”だという証明をする。
全体の流れは、次の通り。
- 求職者のもっている情報量を確認
- 求職者に必要な量、必要な形で情報提供する
- 信頼性の担保
逆に、情報提供の調整が”できていない”パターンを考えてみると分かりやすい。
例えば、求職者が転職エージェントを既に何社も使っているのに、あなたが次のような説明をしたら求職者はどう感じるでしょうか？
転職エージェントというのは、求人者と求職者の…
いやいや！もう何社も使ってるから、それは知ってるんだけど…。
となる。
こうなる原因は、求職者のもっている情報量を確認できていないこと。
このケースなら、基本情報の説明は省略すべき。
”他社エージェントと比較した自社の強み”から説明し始めることが正解。
”3.信頼性の担保”については、キャリアアドバイザーが次のように感じるケースで特に重要。
私、信頼されていないんだろうな…
転職エージェントのことを信頼していないんだろうな…
具体的には、自社の成約実績や業界情報、転職ノウハウなどを会話の流れに合わせて情報提供していく。
つまり、個人や会社の権威性を高め、メリット付けをするということ。
【STEP2】現在のキャリア
ヒアリングのポイントは、経験業務だけではなく、経験業務の環境まで確認をすること。
なぜなら、求職者の経験業務を多角的に捉えることができるから。
具体的には、次の2つの価値を捉える。
- 本質的価値：社内でどれだけの意義があるのか
- 相対的価値：業界全体としてどれほどの価値があるのか
2つの価値を理解できていることによって、推薦状を作成する際、応募先企業への訴求力を高めることができる。
具体的に、推薦状作成のシーンを取り上げます。
○○業務を行ってきた方です。
単に業務内容を表現するだけの書き方になる。
●●な環境下にあったにも関わらず、通常スタッフ層の方が行う■■業務だけでなく、マネジメント層の方が行う○○業務まで担い、▲▲の実績を出してきた方です。
また、▲▲の実績は業界の中でもトップクラスの水準です。
より踏み込んで訴求力のある書き方ができる。
【STEP3】転職理由
ヒアリングのポイントは、次の2点。
- 転職理由の解決行動
- 本質的な転職理由
転職理由の解決行動とは、転職せずに済むように現職でどの程度動けているかということ。
具体的には、求職者が次のような状態になるまで、突き詰められているかの確認をする。
もうこれ以上、現職に対して行動できることはない
本質的な転職理由とは、”課題解決できた＝転職はしない”という求職者の意思確認をするということ。
端的には、次の通りとなる。
- 「課題解決できた場合＝転職はしない」→本質的な転職理由
- 「課題解決できた場合≠転職はしない」→本質的な転職理由ではない（別の理由がある）
会話の流れで表すと次の通り。
転職理由は、分かりました。
ところで、その課題を解決するために現職とは相談の機会を持てていますか？
実は、上司にはまだ話せていません…。
分かりました。
では、まずは上長とお話してみてください。
話し合った結果、もし仮に今回お話頂いた転職理由が解決した場合には、転職はしないですよね？
そうですね…実は、まだ他にも転職したい理由はあって…。
こういった流れで、転職理由の解決行動と本質的な転職理由をヒアリングしていく。
ここまで読んだあなたは、次のような疑問を持ちますよね？
そこまで聞いちゃったら、転職希望者が減ってしまわない？
【答え】そんなことはない。
なぜなら、最終的な結果は同じだから。
つまり、もし本質的な意思確認をせずに内定となったとしても、同じ意思確認が”退職交渉”において行われる。
さらに、退職交渉後に”内定辞退”となった場合には、次のようなデメリットも発生する。
- あなた：費やした時間が無駄になる
- 求人企業：費やした時間が無駄になる
- 求職者：現職でのキャリア形成のチャンスを失う
キャリア形成のチャンスを失う理由は、”退職交渉→残留”の流れから、社内では”離職懸念人員”と見なされてしまうことにある。
つまり、社内でポジションを与えることがリスクだと考えられてしまう。
確かに、本質的な意思確認をすると時間がかかるので、コンサルタントとしては避けたくなる気持ちも分かる。
ただし、業務全体の効果を考えると、逆に効率的ですらあるということ。
【STEP4】希望条件
ポイントは、オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンを使い分けるということ。
なぜなら、使い分けができていないと正確なマッチングができないから。
正確なマッチングができない原因は、求職者の希望条件の捉え違いにある。
求職者の希望条件の捉え違いは、キャリアアドバイザーの質問と求職者の回答にズレから起こる。
ズレを減らすには、オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンを使い分けることが重要。
一例として、面談のワンシーンの”希望業界”についての質問の流れを取り上げます。
どの業界が希望ですか？（クローズドクエスチョン）
（別に業界にこだわりはないんだけど、あえて言うなら）メーカーですかね…。
わかりました！では、メーカー限定で求人を探しますね！
このような流れで、求職者の希望条件の捉え違いが起こる。
このシーンにおいては、オープンクエスチョンを使うのが正解。
希望業界については『ここだけに絞りたい』という限定条件はありますか？
業界について、何かこだわりはありますか？
業界については、特段こだわりはありません。
分かりました。
では、あえて業界を選ぶとしたら、気になっている業界はありますか？
あえて選ぶとしたら自動車業界ですね。
どんなところは気になりますか？
ITによるDXが加速する業界という意味で興味があります。
分かりました。
ということは、今後DXが推進されていく可能性が高い業界にご興味があるということなんですね。
その通りです。
このように、具体と抽象を行き来しながら、質問の粒度を少しずつ細かくしていくことがポイント。
【STEP5】将来ビジョン/【STEP6】過去のキャリア・スキル
ポイントは、転職理由と将来ビジョンの一貫性。
なぜなら、面接の場においても、特に採否に影響するポイントだから。
一貫性がない場合は、転職理由と将来ビジョンの表現を調整する。
”表現を調整する”とは、”内容を変える”という意味ではない。
優先順位や前後関係などを整理するということ。
具体的な方法としては、次の2つ。
- 将来ビジョンを転職理由に合わせる
- 転職理由を将来ビジョンに合わせる
図解すると下記の通り。
ここまで読んだあなたは、次のような疑問を感じますよね？
求職者の中で、志向の収集が付かなくなってきてしまった場合はどうしたらいい？
【答え】過去キャリアとの整合性にも目を向けて整理をする。
確かに、将来ビジョンの話をすると、次のように迷走してしまう求職者は多い。
色々考えているうちに、何が正解なのかよく分からなくなってきた…。
そういった場合は、視野を大きく持ってもらい、過去から現在、将来に渡っての大きな志向の流れを捉えると自ずと答えが出る。
ここまで読んだあなたは、次のような疑問も感じますよね？
退職理由は、将来に結びつけられるものばかりじゃなくない？
【答え】その通り。
退職理由には”本人の意思とは無関係な理由”がありうる。
もう少しかみ砕いて言うと、”致し方ない理由”や”本当は退職したくなかったけど、そうせざるをえなかった理由”。
この場合、現在の転職理由や将来ビジョンに結び付けることせず、単独で状況説明を行う。
なぜなら、無理やり結びつけようとすると、全体の流れに違和感が出るから。
【STEP7】今後の流れ
次のような課題がある場合、特に意識すべきポイント。
なかなか求人に応募してもらえない。
面談後、他社エージェントや求人媒体から応募されてしまう。
面談後に求職者との連絡が途絶えてしまう。
次の2点を徹底しましょう。
- 求人応募に期限設定する
- 設定した期限日に、再面談を設定する
理由は、それぞれ次の通り。
- 求人応募に期限設定する→求職者との断続的にコミュニケーションが取れる
- 設定した期限日に、再面談を設定する→求職者と目線が合う
なぜ、断続的なコミュニケーションが大切なのかと言うと、求職者は転職情報を様々な場所から入手しているから。
あなただけが情報源ではない。
そのような状況下、コミュニケーション頻度が下がれば、求職者は”あえてあなたを活用するメリット”がない。
言われれば当然のことだが、忙しいと忘れがち。
求職者と目線が合っていないと、紹介求人の質と量に問題が生じる。
求人の質に問題があるケースとは、次の通り。
- 求職者の求める求人ではない（＝ターゲットが違う）
- 応募決定打となる情報がない（＝情報密度が薄い）
求人の量に問題があるケースとは、次の通り。
- 紹介求人が少ない（＝もっと紹介してほしい）
- 紹介求人が多い・整理しきれない（＝もっと絞ってほしい）
具体的な確認の流れは、次の通り。
求職者が「もっと紹介してほしい」と感じるケースで説明します。
明日までに○○さんのご希望に合う求人をご紹介しますね。
改めて、ご希望に添えてるかを確認したいので、明後日お電話を差し上げてもいいですか？
わかりました。
それではお待ちしています。
【明後日】
ご紹介差し上げた5求人のうち、応募されたい求人はありましたか？
求人Aと求人Bは、応募したいです。
ちなみに、AとBと同じような求人って他にありませんか？
わかりました。
そうですね、新着の求人で該当するものがありますので、この後すぐにご紹介しますね。
というような流れ。
逆に、ダメな例は、対応を求職者任せ（受け身）にしてしまうこと。
具体的には、次の通り。
もし応募したい求人があったら、連絡ください。
はい、もしあったら連絡しますね。
他のエージェントからも求人紹介してもらってから、気が向いたら連絡すればいっか…。
このような対応だと、求人応募率を上げることは難しい。
昨今は、情報過多の世の中。
求職者は少なからず情報を抱えすぎてしまっている。
キャリアアドバイザーとしては、求職者と一緒に過多となった情報を整理していくというスタンスが重要。
貢献度を上げ、介在価値を上げていきましょう。
ここまで読んだあなたは、次のような疑問を感じますよね？
最近はWEB面談が多いけど、対面面談との違いって、何かある？
対面面談と電話・WEB面談との違いは工程数のみ【工程間のフォローが大事】
対面面談との違いは、工程数にある。
なぜなら、対面と電話・WEBでは1度に伝えられる情報量が異なるから。
具体的には、キャリア面談から応募承諾の工程を細分化する必要がある。
対面面談であれば、以下の工程を1回で行うことも可能。
- キャリア面談
- 求人紹介・説明
- 応募承諾
電話・WEB面談では、各工程を分け、2～3工程で行う。
なぜなら、1度に伝わる情報量が少ないため、求職者側の理解が追い付かないから。
ここで、前述した”再面談の設定”の重要性が増す。
工程を分けたことによって、求職者の求人応募率を下げないためには”工程間”を繋ぐ仕組みが重要。
また、リモートなコミュニケーション手段がメインになると、コミュニケーションは途絶えがち。
つまり、”断続的なコミュニケーション”の重要度がより高まったということ。
ちなみに、私のチームも対面からWEBに面談形式が変わりましたが、上記のような対応をすることによって、求人応募率は全く変わっていない。
まとめ：求職者面談にはキャリアアドバイザーの”スタンス”が最重要
面談の流れ7ステップは、次の通り。
- ガイダンス
- 現在のキャリア
- 転職理由
- 希望条件
- 将来ビジョン
- 過去のキャリア
- 今後の流れ
【STEP1】ガイダンスのポイントは、求職者の状況に合わせて情報提供の調整を行うこと。
全体の流れは、次の通り。
- 求職者のもっている情報量を確認
- 求職者に必要な量、必要な形で情報提供する
- 信頼性の担保
【STEP2】現在のキャリアのポイントは、経験業務だけではなく、経験業務の環境まで確認をすること。
なぜなら、求職者の経験業務を次の2つの価値を捉えることができるから。
- 本質的価値：社内でどれだけの意義があるのか
- 相対的価値：業界全体としてどれほどの価値があるのか
【STEP3】転職理由のヒアリングのポイントは、次の2点。
- 転職理由の解決行動
- 本質的な転職理由
【STEP4】希望条件のポイントは、オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンを使い分けるということ。
【STEP5】将来ビジョン/【STEP6】過去のキャリア・スキルのポイントは、転職理由と将来ビジョンの一貫性。
【STEP7】今後の流れのポイントは次の2つ。
- 求人応募に期限設定する
- 設定した期限日に、再面談を設定する
対面面談との違いは、キャリア面談から応募承諾の工程数の違いのみ。
工程間をつなぐ役割となる”再面談”が重要。
ここまで読み進めてくれたあなたなら、きっと面談時のポイントを理解できたんじゃないですか？
そうなると、次のような疑問がわいてきますよね？
求人紹介をしていくときのポイントも知りたい
そんなあなたは、こちらの記事を参考にしてください。
キャリアアドバイザー業務全般の復習もしておきたい
そんなあなたは、こちらの記事を参考にしてください。
最後までご覧いただき、ありがとうございました。
