【最難関】リクルーティングアドバイザーが面接後に行う採用担当者フォロー｜内定率を上げるのに想定しておく9パターン別サポート方法を解説

リクルーティングアドバイザーのあなたには、次のような悩みがありませんか？

面接後に採用担当者と求職者の意向が、全くまとまらないことって、ありますよね？

と頭を抱えてしまうような状況。

私も同じ経験をしてきました。

なんて悩みを数多く抱えてきました。

ただ、これらの悩みは”準備”や”対策”で、ある程度は手を打つことができます。

この記事を最後まで読むと、内定率を上げるのに必要な行動が分かります。

リクルーティングアドバイザーが面接後に想定しておくべき状況9パターン

面接後、採用担当者に対してフォローを行っていきます。

面接後フォローに当たって、予測しておく状況は9パターンです。

　×

各3パターン×3パターンで、9パターンになるということです。

図解すると、次の通り。

9パターンすべての状況に丁寧に対応できれば、理想です。

ただ、現実的には難しい。

なぜなら、サポートできる時間は限られているから。

となると、取捨選択をすることになります。

そこで、サポートすべきパターンは黄色の部分。

なぜなら、9パターンの中で成約に結び付く可能性が最も高いからです。

以下では、求人企業側の状況3パターンと、それに対応する方法を具体的に解説していきます。

リクルーティングアドバイザーがまず行うべきは採用担当者の状況確認から

求人企業側と求職者、それぞれの状況で対応方法は変わってきます。

ただ、まずやるべきは求人企業側の状況を把握することです。

という考えがちですが、それは間違いです。

なぜでしょう？

それだと、内定率が落ちるからです。

具体的な理由は、次の2つ。

シンプルに言えば、後手に回ると挽回できなくなる、ということです。

求職者の状況が図の右側（→）になるほど、スピーディーな対応策が必要です。

挽回するための情報を早く得ておかなければ、手遅れになります。

ここまで読んだあなたは、次のように感じますよね？

【答え】答えられなくて問題ない

確かに、採用担当者に面接後の状況確認をすると、次のような質問をされますよね？

確かに、答えられるようにしておきたい気持ちは分かります…。

ただ、当たり前ですが、リクルーティングアドバイザーはあくまで求人企業側の担当者です。

というスタンスがあり、連絡目的が明確なら、スムーズに確認ができます。

連絡方法のコツとしては、お礼から入ることです。

と爽快に挨拶をしてから、本題に入っていきましょう。

というくらいの気持ちでちょうどいいです。

ただ、本当にそれだけの電話はしないでくださいね…マインドの話です。

最初にこちらからする質問は、オープンクエスチョンから行うのベストです。

なぜなら、情報の拾い漏れが少なくなるからです。

例えば、基本の3パターンに影響する次のような情報が取れるということです。

• 求職者が実は遅刻してきた
• 面接参加者と実は元同僚だった
• WEB面接の接続状況が悪かった

情報によってはプラスにも、マイナスにも影響する可能性があります。

だからこそ、最初はオープンクエスチョンにします。

具体的には、次のように聞きます。

【求人企業側】リクルーティングアドバイザーが想定する3パターンの状況

求人企業側の状況は、大きく分けて次の3パターンです。

それぞれのパターンにおいて、必要な対応方法を解説していきます。

【パターン①】採用意欲が高い場合

企業側の採用意欲が高い場合、確認するポイントは以下の2つです。

【ポイント①】採用意欲が高い理由

特に次の状況では、「理由」の確認が重要になります。

• 求人企業側：採用意欲が高い
• 求職者側：入社意欲が低い

図で示すと、右上のケース。

なぜなら、企業側が採用したい理由が求職者のモチベーションアップにつながる可能性があるから。

逆に、理由なく次のように伝えても、状況は変わりません。

次の3つの情報を整理して、具体的に伝えると、求職者に強い印象を残すことができます。

シンプルな言い方をすると、次の通りです。

もっとかみ砕いて説明します。

まず、”よくある”評価を含め、数ある評価ポイントを整理します。

そのうち、その求職者の特徴に合わせて、どこを、どう伝えたら最も効果的か。

この流れを整理をすることで、挽回できる可能性を上げられる、ということです。

そのためには、キャリアアドバイザーとの情報共有が重要です。

なぜなら、3つの情報を整理する”的”が絞られるからです。

具体的には、次のような条件面やマインド面のポイントを情報共有します。

• どのようなことを大事にしている求職者なのか
• どんな要素に訴求すると響く求職者なのか

これらの情報を元に、出すメッセージを調整していきます。

【ポイント②】選考スケジュール

求人企業を採用成功に導くには、求職者の状況に応じた選考スケジューリングが欠かせません。

特に、他社選考が同時進行で進んでいるケースでは重要です。

柔軟に選考スケジュールの変更をしてもらう必要があります。

しかし、採用担当者から次のように言われてしまうケースもありますよね？

そうなると、こう考えてしまいがちです。

言いなりになってしまう気持ちも分かります…。

確かに、採用担当者の意向は尊重するのはベターです。

ただ、それだけで終わってはダメです。

もう一歩踏み込んだ確認を採用担当者にしていきましょう。

採用担当者が判断を保留にする場合

採用担当者が選考判断を保留にする場合に確認すべきことは、次の3つです。

前提として、採用担当者と求職者の置かれている状況を整理します。

採用担当者は、次のように考えています。

求職者は、次のような状況下で転職活動をしています。

つまり、両者の求める期間は対立する関係になる、ということです。

採用担当者は、完全な「相対比較」ではなく、「絶対比較」をしていく必要がある状況に置かれます。

シンプルに言えば、「今いる候補者の中から、自社の基準に合う人を選ぶ必要がある」ということです。

この認識を採用担当者に伝えていくことが重要です。

話を「3つの確認ポイント」に戻します。

まず①と②が、次のようなケースに該当していないかを、確認しましょう。

• ①採用予定人数が、選考対象人数を上回っている
• ②選考中の求職者全員の中で、採用意欲が高い

この状況なら、選考を進めることに問題はないはずです。

絶対比較で選考を進めていくべき理由を伝え、スケジュール調整を進めましょう。

ただし、③は要注意です。

採用担当者にいくら選考スケジュール調整を依頼しても、状況は進展しません。

• ③採用担当者が、上司とリクルーティングアドバイザーとの”板挟み”になっている

というケースです。

板挟みの原因は、「うまく伝わっていない」というケースが多いです。

具体的には、採用担当者から上司に対して「なぜ選考を早期に進めるべきなのか」の説明がうまくできていない、というケースです。

つまり、上司に採用の重要度・緊急度がうまく伝わっていない、ということです。

そんな時は、採用担当者の立場でサポートをしていくことが必要です。

具体的には、次のような確認をしていきます。

• 不足している情報
• 伝え方

次のように提案をしていきましょう。

特に、採用担当者に着任して間もない状況でよく発生します。

【パターン②】採用懸念がある場合

採用懸念がある場合は、追加のヒアリングを行います。

追加ヒアリングのポイントは、次の4つです。

ここで、面接前に行っていた採用担当者への2つの確認ポイントが活きてきます。

という方は、こちらの記事で復習してください。

≫【なぜ面接で落ちる？】リクルーティングアドバイザーが面接前に採用担当者に確認すべき2つのポイント

2つの確認ポイントを細分化すると、次の4つになります。

このうち次の3つについて、採用担当者に追加ヒアリングをしていきます。

• 【ポイント①-2】求職者にアピールすべきポイント
• 【ポイント②-1】求人企業の採用懸念
• 【ポイント②-2】求職者の入社懸念

ポイントがリンクしているのが分かりますよね？

それでは、各ポイントについて解説していきます。

【ポイント①】面接前後での採用懸念のギャップはなかったか

「採用懸念のギャップがない」状態とは、次のような状態です。

「ギャップがある＝採用懸念が高まっている」という状態です。

その場合は、対応策を取っていきます。

対応策の流れは、次の通り。

【ポイント②】面接内で入社懸念・採用懸念は払しょくできたか

「懸念を払しょくできた」状態とは、次のような状態です。

面接後に考えられる状況は、次の4パターンです。

パターン②～④について、対応策を取っていきます。

対応策の内容は、ほぼ同じ流れです。

違う点は、求職者側の入社懸念を払拭するための動きが入る点です。

キャリアアドバイザー側の動きを詳しく知りたい方は、こちらの記事を参考にしてください。

≫【原則と例外あり】キャリアアドバイザーが面接後に行う求職者フォロー5ステップ｜選考企業比較表を無料公開

【ポイント③】新たな懸念が出てきていないか

面接前には想定していなかった「新たな採用懸念」が出てくるケースもあります。

この場合も、対処法は同じです。

キャリアアドバイザーに情報共有し、採用懸念の払しょくに必要な情報を集めます。

逆に、求職者側から「新たな入社懸念」が出てくるケースもあります。

早期に解消するための情報を、求人企業側から集めていきましょう。

懸念の扱い方について、注意すべきポイントが3つあります。

【注意点①】懸念の大きさ

懸念の大きさは、「リクルーティングアドバイザーが解決できる大きさかどうか」の判断が重要です。

懸念が大きくなるほど、払しょくしづらくなります。

併せて、懸念払しょくするための方法も変えていく必要があります。

整理すると、次の通り。

ある程度の懸念の大きさであれば、求職者から情報を得て、採用担当者へ伝えることで解消できます。

しかし、懸念が大きい場合、「伝える」だけでは解消できないケースもあります。

その場合は、再面接を組むなど、直接会話できる環境を作る動きを優先しましょう。

【注意点②】懸念払しょくのスピード

懸念は時間と共に膨らみます。

なぜなら、1つの懸念が他の懸念を生むからです。

「怪しい人は、より怪しく見える」という状態ですね。

膨らんだ懸念は、選考結果に悪い影響を与えます。

懸念払しょくにかかるスピードを意識しましょう。

「スピードが遅い＝求職者への確認・回答のスピードが遅い」ということです。

そうなると、採用担当者は次のような印象を持ちます。

面接後の”印象”も、選考結果に大きく影響します。

スピードを意識しましょう。

【注意点③】懸念の確認方法

懸念を確認は、質問の仕方を工夫をしましょう。

具体的には、オープンクエスチョンだけで終わるのはNGです。

ここであなたは、次のような疑問を感じますよね？

【答え】最初はオープンクエスチョンでOK

オープンクエスチョンで全体像をつかんだ後の話です。

オープン→クローズの流れです。

次のような細かい質問をすることで、懸念情報を洗い出していきましょう。

なぜ細かい質問が必要なのかというと、理由は次の3つです。

• 聞き逃しを防げるから
• 「懸念の大きさ」の判断がしやすいから
• 採用担当者の志向整理になるから

採用担当者の志向が整理されていると、内定オファーがスムーズになる効果もあります。

【ポイント④】求職者にアピールすべきポイントを十分アピールできているか

すり合わせ通りのアピールできたかどうかの確認をします。

できていない場合に考えられる原因は、次の通り。

• 単純に伝え忘れ
• 時間切れ
• うまく伝えられなかった（能力不足）

「アピールできていない＝求職者に魅力が伝わっていない」状況です。

となると、求職者側の入社意欲は上がり切っていないことが考えられます。

うまくアピールできていない場合、早いタイミングで再コンタクトの機会を設けます。

なぜなら、エージェント側が求職者に”伝達”しても、伝わり切らないからです。

【パターン③】採用意欲が低い場合

採用意欲が低い場合、対応が必要なケースは限られます。

次の状況なら、採用担当者への追加ヒアリングをしていきます。

• 採用担当者：採用意欲低い
• 求職者：入社意欲高い

「求職者の入社意欲をどう伝えれば、採用担当者の採用意欲を上げることができるのか」

という視点で、採用意欲の低い理由をヒアリングします。

対応方法は「採用意欲が高い場合」の逆パターンになります。

つまり、3つの情報を整理して「入社意欲が高い理由」を伝えていきます。

整理するに当たって、次のような条件面やマインド面のポイントを情報共有します。

• どのようなことを大事にしている企業なのか
• どんな要素に訴求すると響く企業なのか

情報の整理をどれだけできるかは、リクルーティングアドバイザーの手腕にかかっています。

求職者側の入社意欲が低い場合は、成約の見込みは薄いです。

次回の求職者推薦に活かせるよう、採用ターゲットのすり合わせを行いましょう。

まとめ：リクルーティングアドバイザーが面接後にやるべきことは細かい＆多い【だからこそ内定率を上げられる】

今日の内容を整理します。

面接後フォローに当たって、予測しておく状況は9パターンです。

　×

各3パターン×3パターンで、9パターンになるということです。

まずやるべきは求人企業側の状況を把握することです。

求人企業側の状況は、大きく分けて次の3パターンです。

企業側の採用意欲が高い場合、確認するポイントは以下の2つです。

採用懸念がある場合は、追加のヒアリングを行います。

追加ヒアリングのポイントは、次の4つです。

採用意欲が低い場合、対応が必要なケースは限られます。

次の状況なら、採用担当者への追加ヒアリングをしていきます。

• 採用担当者：採用意欲低い
• 求職者：入社意欲高い

ここまで読んでくれたあなたなら、きっと面接後フォローのイメージをつかめたんじゃないですか？

次の工程は、「内定フォロー」の工程です。

≫【天地の差】内定辞退を最小化するために内定段階で転職エージェントがやるべき2つのこと

というあなたは、こちらを参考にしてください。

≫【誰でも上位20％に】人材紹介営業の秘伝ノウハウ｜売上を伸ばすコツを徹底解説

最後までご覧いただき、ありがとうございました。