【成果に直結】人材紹介KPI管理2つのポイント｜管理シートを無料公開

人材紹介のマネジメントをするあなたには、次のような悩みがありませんか？

会社で設定されているKPIに対して、こんな風に思っていませんか？

一方で、部下からこんな声が上がっていませんか？

でも、あなたにKPIの根本的理解がないと、次のようにはならないですよね？

KPIに対する多くの悩みの原因は”設定”にあることが多い。

実際に、私も様々なチームを再生させてきた中で、まず最初に手を入れたのは”KPI設定”。

なぜなら、正しい目標設定がされていなければ、高い成果は生まれないからです。

この記事を最後まで読むと、成果につながるKPI管理方法が分かります。

人材紹介KPI管理2つのポイント【結論：設定とモニタリング】

KPI管理を行うに当たってのポイントは、次の2つ。

それぞれ詳しく説明していきます。

と、その前に。

念のため用語の確認をしておきます。

用語の確認

KPIとは「Key Performance Indicator」の略。

直訳すると、重要業績評価指標。

”重要”という部分が重要です。

つまり、何でもかんでもKPI設定すればいい、というわけではない。

「重要な」業務プロセスに対してKPIを設定します。

KPIと共に用いられるのがKGI。

KGIとは「Key Goal Indicator」の略。

直訳すると、重要目標達成指標。

KPIがプロセス（業績評価）に使う指標なのに対し、KGIはゴール（目標達成）に対して使う指標です。

KPI管理シートを無料公開

ここで、今後の話の基礎になる「KPI管理シート」を公開します。

自社の状況に合わせて、活用してください。

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KPI管理シート（Googleスプレッドシートで開きます）

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※＞「ファイル」＞「コピーを作成」で活用してください

話を戻します。

【ポイント①】KPI設定

KPI管理には、まず「設定」が命です。

なぜなら、適正に設定できていなければ、使い物にならないから。

車の速度計が壊れていたら、安全な運転なんてできません。

KPI設定をするに当たって、重要なポイントが次の3点。

【設定のポイント①】設定項目

一言でいえば「ちょうどいい細かさ」で項目設定する、ということ。

細かさの単位は次の2つがある。

なぜ、ちょうどいい細かさが必要なのかというと、次の通り。

何でもかんでもKPI項目を設定すると、管理する側も、報告する側も煩雑になります。

逆に、KPI項目がざっくりしていると、正確な現状把握ができなくなります。

正確な現状把握ができないと、改善策が的外れになります。

”的外れ”って、イメージつきづらいですよね？

具体例で説明します。

例えば、求人受注のKPIを次の2項目に設定しているとします。

つまり、アポイント取得数にはKPIが設定されていない状態。

この時、”求人受注数”がKPI目標に満たなかった状況を想定してください。

その場合、指導内容は次のようになります。

部下はこう思います。

指導内容が的外れになっている。

実は、次のような未達原因であることも考えられる。

つまり、”アポイント取得数”のKPI項目がないことで、本来考えなければならない原因が漏れている状態になっている。

漏れを防ぐには、細かくKPI項目を設定する必要があります。

ただ、細かくすれば管理・運用が煩雑になります。

細かくするかどうかは、コンサルタントのレベル、組織のレベルに応じて考えます。

自分で考え行動できる組織であれば、主要なKPIを把握すればOK。

逆に、さらに細かく把握したければ、週次でなく、日次で把握するという方法もあります。

その他にも、次のような要素もKPI項目数に影響します。

特に、管理システムは重要です。

管理システムからKPI実績値を自動取得できると楽です。

自動化できているなら、ある程度細かく設定しても管理・運用への影響は小さくて済みます。

逆に、KPI実績を手計算で集計しているのなら、項目を絞らないと不効率です。

【設定のポイント②】設定数値

設定数値とは「どんな数値をKPIとして設定するか」というポイントです。

KPI数値を設定する際の注意点が、次の3点。

それぞれの理由は、一言でいえば次の通り。

それぞれ説明していきます。

【注意点①】週次目標：予測値で設定

「各週の予測を立てましょう」ということです。

注意点は、月次目標を週次目標で均等割りしてはダメだということ。

なぜなら、リアルな月次目標を作るため。

リアルな月次計画にすることで、KPIを絵に描いた餅にしない。

各週の予測は、次の状況を考慮して立てます。

予測を立てることで、リアルな目標となります。

仮に、予測が外れたとしても、次の予測の精度を上げるきっかけになります。

予測を立てることには、メリットしかないです。

ここまで読んだあなたは、次のような疑問を感じますよね？

【答え】最初はそういうものです。

「予測→振り返り→原因確認→予測」を繰り返していきましょう。

ただ、最初は”予測アレルギー”が出ると思います。

アレルギーが強ければ、KPI項目を絞って予測を始めてみるのも手です。

ここまで読んだあなたは、次のような疑問も感じますよね？

【答え】リカバリー計画に反映しましょう。

詳しくは注意点③でお話します。

【注意点②】 第1週目の目標：見込みを反映

「ほぼ確定してる見込みは目標に反映しましょう」ということです。

なぜなら、確定していない週（第2～4週目）の週次目標を実態に即したものにするため。

実態に即していない目標なんて、設定しても意味はありません。

特に予測精度の高いのは第1週目。

なぜなら、予測時点と実績時点のタイムラグが少ないから。

1週目の予測精度が上がれば、残りの週の予測精度も上がります。

逆に、第1週目の予測ギャップが大きいほど、第2～4週目の予測ギャップは大きくなります。

”新規アポイント取得数”を例に、説明します。

前提条件は、次の2つ。

この時、精度の低い目標設定は次の通り。

精度の高い目標設定は次の通り。

第1週目の実態を捉えた目標設定になっていることが分かります。

【注意点③】調整週を設定

「未達の週があっても、月次で達成できるようにしましょう」ということです。

具体例で説明します。

例えば、月次の書類選考通過目標が8件だったとします。

この設定だと「4週目で目標未達が判明する」という状況が起こりうる。

つまり、リスキーなKPIの設定方法です。

この様な設定にしておくと、3週目までに月次目標達成を狙うことになります。

進捗が悪い場合、4週目でリカバリーするという余裕を持った計画になる。

つまり、「もし失敗しても達成できる」という計画。

【設定のポイント③】設定歩留まり

数値だけでなく、歩留まりも把握し、原因分析をしましょう。

なぜなら、KPIの未達原因は”量”だけの問題とは限らないから。

歩留まりとは「KPI項目A→KPI項目Bに何％の確率で移行しているのか」という指標。

新規営業を例にとって説明すると、次の通り。

組織としての目標歩留まりを決め、歩留まり実績と比較します。

そうすることで、歩留まりの問題点が見えるようになります。

目標歩留まりを設定するときの注意点は、次の2つ。

【注意点①】歩留まり成長率も考慮する

ありがちな歩留まり設定ミスが、次の通り。

同じ歩留まりで目標を置いてしまうというもの。

目標の成約数達成のためには、どの程度の歩留まりが必要となるかを考えます。

現実離れしていないか、適正な成長率に収まっているかもチェックします。

【注意点②】他社の歩留まりデータを参考にする

現実離れしていないかのチェックには、他社の歩留まりデータを見ておくと参考になります。

JACリクルートメントの決算説明資料には、歩留まりデータが開示されています。

各社のデータを参考にしてみてください。

歩留まりのもう一つの使い道

目標歩留まりの使い道は”改善”だけではない。

”モデリング”の対象を探す、という使い道もあります。

具体的には、目標歩留まりよりも高いメンバーをモデリングの対象にする。

歩留まりが高い成功要因を紐解き、他のメンバーとの違いを見つけます。

違いが見つかったら、他のメンバーに同じ行動ができるよう指導します。

そうすることで、全体を底上げできます。

【ポイント②】KPIモニタリング

KPIモニタリングは、コンサルタントとのミーティングの機会を設けながら行っていきます。

その時に注意すべきポイントは、次の3点。

それぞれのポイントについて、説明をしていきます。

【モニタリングのポイント①】週次で

週次で実施する理由は、タイムラグなく改善策を実行するため。

もし月次で実施をする場合、翌月の改善には活かせますが、当月の改善はできません。

ただ、コンサルタントの習熟度によって頻度の調整はしてください。

具体的には次の通り。

習熟度の低いコンサルタントほど短いスパンで確認を行い、改善をしていきます。

私の経験から言うと、日次での管理が必要なコンサルタントは”思考力”が身についていません。

と、自分で考えられいない。

もしくは「考えようとしていない」状態。

まず”思考する癖”を身に付けさせるために、日々のサポートが必要です。

【モニタリングのポイント②】個別で

1on1ミーティングを実施しましょうということ。

個別で実施するべき理由は、全体で実施をすると”パワハラ”に当たる危険があるから。

パワハラは”あなた”の意図でなく、”受け手側”の感じ方が重要な問題。

「そう感じさせない」環境を作るよう、注意してください。

改めて、パワハラの定義は知っていますか？

厚生労働省雇用環境・均等局「パワーハラスメントの定義について」で定義されています。

一度確認しておきましょう。

具体的に言えば、次のような対応はアウトです。

【モニタリングのポイント③】習熟度に応じて

習熟度に応じて、対応内容を変えていきましょう。

ミーティングのスパン調整については、ポイント①で伝えた通りです。

併せて”マネジメントスタイル”も変えていきましょう。

具体的には、コーチングとティーチングを使い分けます。

習熟度パターン別にすると、次の通り。

使うマネジメントスタイルを間違うと、組織全体の生産性が落ちます。

なぜなら、成果を出すまでのスピードが落ちるから。

習熟度が高いコンサルタントに、ティーチングスタイルを使うと、次のような状況になります。

逆に、習熟度が低いコンサルタントに、コーチングスタイルを使うと、次のような状況になります。

私も同じ失敗をしてきました。

って思いますよね？

その思いはいいんですが、コンサルタントの習熟度を見誤らないように気を付けましょう。

なので、習熟度の低いメンバーは2段階で育成するのがおすすめです。

私がこの手法に気づいたのは、この本を読んだ時でした。

コーチングスタイルとティーチングスタイルの違いも、詳しく解説されています。

気になる方は読んでみてください。

ここまで読んだあなたは、次のような疑問を持ちますよね？

人材紹介のKPI運用には管理シート+改善リスト【社内バイブルを作る】

次のような悩みは、経験の浅いマネージャーに起こりがち。

これを放置すると、チームによって成果にばらつきが出ます。

指導する内容がチームごとに違うのだから、成果も違って当然です。

そうなる前に全社で”KPI改善リスト”の作成に取り組みましょう。

KPI改善リストとは、各KPI項目を改善するために必要となる行動をリスト化したもの。

そもそも、指導内容の差はマネージャーの経験や知識量の差によるところが大きい。

KPI改善リストは、この経験や知識量の差を埋めることができます。

KPI改善リストを使うメリットは次の3つ。

【メリット①】指導内容が統一される

改善行動がリスト化されることによって、指導内容が統一されます。

つまり、マネジメントの”共通言語”ができるということ。

指導内容が同じであれば、成果も同じになります。

となると、成果の底上げに期待ができます。

【メリット②】指導の質が上がる

指導の質があがる＝マネジメントの”平均点”が上がる、ということです。

これは”平準化される”という意味ではない。

パフォーマンスの高いマネージャーは、さらにパフォーマンスが上がります。

一方で、パフォーマンスの低かったマネージャーは底上げができます。

となると、マネジメントの平均点が上がっていくわけです。

【メリット③】コンサルタントが自走する

ある程度KPI改善リストが整備できたら、全社に開示します。

すると、マネージャーだけでなく、コンサルタント自身がKPI改善行動リストを活用し始めます。

パフォーマンスの高いコンサルタントは、リストを見て自分でPDCAを回し始めます。

そうすると、マネージャーの管理工数はさらに下がります。

空いた時間に、新たな仕事にチャレンジすることができる。

ここでサボっちゃダメですよ？笑

新たなチャレンジによって、さらなる生産性の向上や収益づくりを行えます。

このようにして、組織内でWIN-WINの関係性を作り出せることができる。

次に、KPI改善リストの具体的運用方法についても解説します。

【作成編】KPI改善リスト

KPI改善リストの具体的な作り方は、次の4ステップ。

【運用編】KPI改善リスト

KPI改善リストの具体的な使い方は、次の通り。

週次KPI目標に対して、未達があった場合が前提です。

ここでのポイントは「まずメンバーの考えを聞く」①のスタンス。

なぜなら、KPI改善リストの方に抜け漏れがある可能性もあるから。

現場に合わせてリストを更新していきましょう。

ここまで読んだあなたは、次のような疑問を持ちますよね？

【答え】全社で取り組めればベスト

なぜなら、関わる人が多ければ、得られるノウハウは多くなるから。

ただ、全社でのプロジェクト化は理解してもらえないケースもあるかと思います。

その場合は、できる限り大きい単位で取り組めるようにネゴりましょう。

自分だけ→チーム単位→課単位→部単位→全社

右にいくほど、網羅的なKPI改善リストが作成できます。

ここまで読んだあなたは、次のような疑問も持ちますよね？

人材紹介のKPI管理ありがちな失敗パターン【結論：行動KPIの偏重】

KPI管理が失敗するあるあるのケースは、行動KPIを偏重してしまうこと。

言い換えれば、KPI項目全般を漫然と管理すると失敗するということ。

なぜなら、人材紹介ビジネスは”成果報酬型”であることがほとんどだから。

つまり、成果が出る行動に集中しなければいけない。

そもそも、漫然と行動をしてはいけないビジネスモデルであるということ。

行動数を重視しすぎると「行動はできたが、成果は出なかった」という状況が起こる。

具体的に言うと、次のような行動数を重視し過ぎてはいけない。

新規営業行動数を例に具体的に考えてみる。

そもそも、新規求人を受注する方法はテレアポだけじゃない。

例えば、次のような方法もある。

単にテレアポの行動数だけを確認するのでは不十分。

成果として新規求人獲得にどれだけ結びついたのかを重視するべきです。

逆に、行動数を重視していいのは未経験の新入社員。

モデル行動パターンを示してあげることで、迷わず行動できる。

業務に慣れてきたら、成果に近いプロセスKPIを中心に改善行動を指示していきましょう。

そうすることで、成果の出やすいKPI管理ができるようになります。

まとめ：人材紹介のKPI管理は設定する時点で効果の8割が決まる【設定は慎重に、改善は大胆に】

それでは、今日のポイントをまとめます。

KPI管理における2つのポイントは、次の通り。

人材紹介のKPI設定を有効に機能させるには改善リストを使う。

KPI改善リストを使うメリットは次の3点。

KPI管理が大きく失敗するケースは、行動KPIを偏重してしまうことによって起こります。

業務に慣れた段階からは、成果に近いプロセスKPIを中心に改善行動を指示していきましょう。

ここまで読んでくれたあなたは、きっと理想的なKPI管理方法が理解できたんじゃないですか？

そうなると、その他の管理手法についても知りたくなりますよね？

というあなたはこちらを参考にしてください。

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最後までご覧いただき、ありがとうございました。